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ChatGPTを議事録作成に活用するメリット3つ
議事録作成には、会議の内容の把握から要点の整理、正確な記述まで、実際の記録作成活動以外にも多くの時間を費やします。
ChatGPTを効率的に活用することにより、これらの作業時間を大幅に削減することが可能です。
ここでは、そんなChatGPTのメリットにはどのようなものがあるか、具体的に解説します。
1.作業を効率化することにより主要な内容に集中できる
ChatGPTを議事録作成の支援として使う最大のメリットの一つは、作業の効率化による時間の節約です。
特に初期段階の要点の整理や、難しいテーマの説明に時間を取られることがありますが、ChatGPTはこれらのタスクを高速に行います。
AIの助けを借りて、こうした部分を効率的に進めることで、より詳細な議論の追跡や、正確な情報の記録、主要な内容の強調に時間を確保できます。
これにより、全体の議事録の質が向上し、参加者や関係者からの満足度も高まるでしょう。
つまり、ChatGPTの活用は、質の高い議事録を作成するための時間を増やす貴重な手段となります。
2.議事録作成スキルの向上
ChatGPTの活用は、議事録作成スキルの向上にも寄与します。
ChatGPTは、大量のテキストデータから学習し、高品質な文章を生成します。
その結果として出力される文章を見ることで、自身の記録作成の参考にすることができます。
表現の多様性、語彙の選択、一貫した文体の維持、論理的な文章構造など、学ぶべき要素は多岐に渡ります。
また、ChatGPTは異なる書き方や視点を提供するため、新たな発想を得るきっかけにもなります。
一方で、AIが生成した文章には間違いも含まれているため、それを見つけて修正するプロセスもまた、編集力を鍛える絶好の機会になりますよね。
この経験は、議事録作成の技術を磨く上で非常に有益と思いませんか？
3.迅速に議事録を作成できる
ChatGPTのもう一つのメリットは、迅速に出力できることです。
ChatGPTは、指定されたプロンプトを基に、一貫性を保ちながら豊かな内容を提供します。
これにより、情報量が多い長い会議やワークショップの議事録を短時間で作成することが可能になります。
また、AIが生成した文章は、そのまま採用するだけでなく、基本的なフレームワークや要点の源泉として使用することもできます。
そうすることで、記録者は要点の整理や詳細な内容の追跡に集中することができます。
さらに、ChatGPTは適切な語彙の選択や適切な文法の使用、一貫したトーンの維持など、高品質な議事録作成のための要素を提供します。
これら全てにより、ChatGPTは高品質で詳細な議事録の作成を支援することが可能です。
|議事録作成の必要プロンプト例10項目
ChatGPTを議事録作成支援に活用するには、「プロンプト」と呼ばれる指示文をChatGPTに入力する必要があります。
要約などは一発作成が得意なジェネレーターAIですが、期待する議事録を一発で作成は現段階では残念ながら望めません。
必要要素をそれぞれ取得することにより、要素を抽出し、その抽出した要素を人間がまとめる必要があります。
ここでは、必要項目に応じて、どのようなプロンプトを作成すべきなのかわかりやすいように、プロンプトの例を10項目に分けてご紹介します。
・プロンプト１：議事録要約の作成
議事録要約の作成は、議事内容を第三者に明確に伝え、内容を読み込むのを助ける重要な役割を果たします。
ChatGPTはその作業を効率化し、長い議事を要点を絞ってまとめるのに役立ちます。 議事要約をChatGPTで作成する手順は以下の通りです。
まず、議事録の目的、主旨、会議の流れなどの重要な詳細をまとめてもらいます。
これは全体的な会議内容が第三者にわかるために必要なようそですので、全体感を抽出しておく必要があります。
指示プロンプトをChatGPTに入力し、生成された議事録の要約を確認します。
プロンプトのフォーマットとしては、
##指示
##目的
##役割
##制約条件
の４つを用意して、それぞれに必要な情報を整理して加えると、AIの認識が高まります。
「制約条件」は文字数制限や、リスト形式、表形式などのアウトプット時にして欲しいイメージや注意点を記載してください。
特になければ「なし」と書いても大丈夫です。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「この議事録で重要となる全体の内容をまとまった形でわかりやすい議事録を作成してください」 ##目的 この議事録要約の目的は、会議内容を明確に伝え、会議に参加できなかった第三者が見てわかりやすく理解を助けることです。 ##役割 あなたは第三者に議事の内容をわかりやすく伝えるための議事録を作成する書記の役割を担っています。 ##制約条件 ・議事録の会議の主旨、会議の流れを明確に伝えるよう、500文字程度にまとめてください。 ・この内容をあとで取り出せるように「A」のキーワードで保持しておいてください。
・プロンプト２：出席者および欠席者の確認
出席者および欠席者の確認は、会議の参加者を明確にし、その会議に誰がいて、誰がいなかったのかを知ることもとても重要です。
プロンプト１と分けているのは、一緒でもいいのですが、個別に聞く方が、正確性が上がるのでChatGPTに参加者の名前や役職を整理させます。
出席者および欠席者の確認をChatGPTで行う手順は以下の通りです。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「この会議の出席者および欠席者の所属会社名と、名前と役職を整理して、簡潔にリストアップしてください」 ##目的 このプロンプトの目的は、会議の参加、不参加者を明確に示すことです。 ##役割 あなたは第三者に議事の内容をわかりやすく伝えるための議事録を作成する書記の役割を担っています。 ##制約条件 ・出席者および欠席者の名前と役職を明確に示し、簡潔に箇条書きでまとめてください。 ・この内容をあとで取り出せるように「B」のキーワードで保持しておいてください。
・プロンプト３：会議の議題と目的の確認
会議の議題およびその目的の確認は、参加者が議論の方向性を理解する基盤を築くために重要です。
ChatGPTは、議題と目的を簡潔にまとめるのに役立ちます。
それらの情報を指示プロンプトとしてChatGPTに入力し、生成されたテキストをベースとして作成の参考にできます。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「この議事録で重要となる目的、主旨、会議の流れをまとまった形でわかりやすい議事録を作成してください」 ##目的 この議事録要約の目的は、会議の目的と主旨を明確に伝え、会議に参加できなかった第三者が見てわかりやすく理解を助けることです。 ##役割 あなたは第三者に議事の内容をわかりやすく伝えるための議事録を作成する書記の役割を担っています。 ##制約条件 ・議事録の日時、場所、参加者、会議の目的、会議の主旨、会議の流れを明確に伝えるよう、500文字程度にまとめてください。 ・この内容をあとで取り出せるように「C」のキーワードで保持しておいてください。
・プロンプト４：決定事項と行動項目のリストアップ
会議での決定事項と行動項目をリストアップすることは、後日の追跡や確認に必要です。
ChatGPTは、これらの項目を整理して明確に示すのに役立ちます。
決定事項と行動項目をChatGPTでリストアップする手順は以下の通りです。
まず、会議での決定事項と行動項目をリストアップします。
それらの情報を指示プロンプトとしてChatGPTに入力し、生成されたテキストから最適なリストを選択すればOKです。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「会議での決定事項と行動項目を明確にリストアップしてください」 ##目的 このプロンプトの目的は、会議での具体的な行動計画や決定事項を明確にすることです。 ##役割 あなたは第三者に議事の内容をわかりやすく伝えるための議事録を作成する書記の役割を担っています。 ##制約条件 ・決定事項と行動項目を明確にリスト形式でまとめてください。 ・この内容をあとで取り出せるように「D」のキーワードで保持しておいてください。
・プロンプト５：関連資料の整理
会議中に参照される関連資料は、後で確認や理解を助けるために重要です。
ChatGPTは、これらの資料を整理し、簡潔にまとめるのに役立ちます。
関連資料をChatGPTで整理する手順は以下の通りです。
まず、関連する資料や参考資料のタイトルや概要をリストアップします。
それらの情報を指示プロンプトとしてChatGPTに入力し、生成されたテキストから最適なリストを選択すればOKです。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「会議中に参照された関連資料や参考資料のタイトルや概要を整理してください」 ##目的 このプロンプトの目的は、関連資料を後で確認や参照するために整理することです。 ##役割 あなたは第三者に議事の内容をわかりやすく伝えるための議事録を作成する書記の役割を担っています。 ##制約条件 ・関連資料や参考資料のタイトルや概要をリスト形式でまとめてください。 ・この内容をあとで取り出せるように「E」のキーワードで保持しておいてください。
・プロンプト６：次回の会議日時の確認
次回の会議日時の確認は、参加者がスケジュールを調整し、計画を立てるのに必要です。
ChatGPTは、日時の情報を整理し、簡潔にまとめるのに役立ちます。
次回の会議日時をChatGPTで確認する手順は以下の通りです。
まず、次回の会議の日時や場所、重要な議題をリストアップします。
それらの情報を指示プロンプトとしてChatGPTに入力し、生成されたテキストから最適なリストを選択すればOKです。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「次回の会議の日時、場所、および重要な議題を整理してください」 ##目的 このプロンプトの目的は、次回の会議の詳細を明確にすることです。 ##役割 あなたは第三者に議事の内容をわかりやすく伝えるための議事録を作成する書記の役割を担っています。 ##制約条件 ・次回の会議の日時、場所、および重要な議題を箇条書きでまとめてください。 ・この内容をあとで取り出せるように「F」のキーワードで保持しておいてください。
・プロンプト７：会議の振り返り
会議の振り返りは、効果的な会議を実施するための改善点や反省点を明らかにするために重要です。
ChatGPTは、振り返りの内容を簡潔にまとめるのに役立ちます。
会議の振り返りをChatGPTで整理する手順は以下の通りです。
まず、会議の成功点、問題点、改善点をリストアップします。
それらの情報を指示プロンプトとしてChatGPTに入力し、生成されたテキストから最適なリストを選択すればOKです。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「この会議の成功点、問題点、および改善点を整理してください」 ##目的 このプロンプトの目的は、会議の品質を向上させるための反省や改善点を明確にすることです。 ##役割 あなたは第三者に議事の内容をわかりやすく伝えるための議事録を作成する書記の役割を担っています。 ##制約条件 ・成功点、問題点、改善点を明確にリスト形式でまとめてください。 ・この内容をあとで取り出せるように「G」のキーワードで保持しておいてください。
・プロンプト８：会議のフィードバック収集
参加者からのフィードバックは、会議の効果や効率を向上させるための参考となります。
ChatGPTは、収集されたフィードバックを整理し、簡潔にまとめるのに役立ちます。
フィードバックをChatGPTで整理する手順は以下の通りです。
まず、参加者からのフィードバックやコメントをリストアップします。
それらの情報を指示プロンプトとしてChatGPTに入力し、生成されたテキストから最適なリストを選択すればOKです。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「参加者からのフィードバックやコメントを整理してください」 ##目的 このプロンプトの目的は、会議の効果や効率の向上のための参考情報を整理することです。 ##役割 あなたは第三者に議事の内容をわかりやすく伝えるための議事録を作成する書記の役割を担っています。 ##制約条件 ・フィードバックやコメントを明確に箇条書きでまとめてください。 ・この内容をあとで取り出せるように「H」のキーワードで保持しておいてください。
・プロンプト９：会議の総括
会議の総括は、その会議を通じて何が達成されたのか、どんな成果が得られたのかを明確にするために重要です。
ChatGPTは、会議の総括を簡潔にまとめるのに役立ちます。
会議の総括をChatGPTで整理する手順は以下の通りです。
まず、会議の達成目標、成果、次へのステップをリストアップします。
それらの情報を指示プロンプトとしてChatGPTに入力し、生成されたテキストから最適なリストを選択すればOKです。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「この会議を通じて達成された目標、得られた成果、および次へのステップを整理してください」 ##目的 このプロンプトの目的は、会議を総括し、今後の方向性を示すためです。 ##役割 あなたは第三者に議事の内容をわかりやすく伝えるための議事録を作成する書記の役割を担っています。 ##制約条件 ・達成目標、成果、次へのステップを明確にリスト形式でまとめてください。 ・この内容をあとで取り出せるように「I」のキーワードで保持しておいてください。
・プロンプト１０：今までの議事抽出のまとめ
今までの１〜９の議事の要点を抽出したものを全て取り出し、まとめて一つにすることで要点を押さえた議事録が完成します。
一発で議事録を抽出してくれればいいのですが、今のところは各項目を確実に要点を押さえながら、A〜Iまでの文字でいいので、変数に覚えさせておくことで、取り出し方が容易く、取り出し方のプロンプトと格闘することなく、無駄な時間と労力がが省けます。
具体的なプロンプト例を下記に示します。
＜プロンプト例＞
##指示 「今まで保持してもらったA〜Iの内容を取り出して、順番に項目毎に並べて出力してください」 ##目的 このプロンプトの目的は、今までのまとめたアウトプット内容９つを上からみやすく並べて一つにまとめることです。 ##役割 あなたは沢山の書籍を編集してきた編集長です。 ##制約条件 ・A〜Iの９つの保持内容を、見出しをつけて、上から順番に並べて表示してください。
いかがでしたか？
このように、一つ一つの出力に成功したプロンプトを集めておくことで、
まとまった議事録を効率的に作成することができます。
現時点では、AIの役割はまだまだ未完成であり、抽出条件を絞り込んでいくことで、コントロールしやすく、結果、短時間で目的を達成できるのではないでしょうか。
議事録だけでなく、全てに対して言えることですが、全体を一気に抽出しようとすると、歪みやエラーが生まれがちです。
プログラムを組んでいた時にも感じていたのですが、
大きなプログラムを一気に組み上げる事は、エラーが多く、結果的にデバッグ（修正）時間が余計に取られてしまう結果を招きます。
小さく少しずつを組み立てながら、それを結合していくことがChatGPTを使いこなすポイントとなりますので、皆さんもそれを意識してチャレンジしてみてください。
以上、プロクラスの吉田でした。