【高島地域雇用創造協議会様】プレゼン資料の作り方研修全5回を実施させていただきました!

こんにちは、プロクラスの吉田です。

今回2020年10月から11月にかけて、全5回でパワーポイントを使ったプレゼン資料作りの研修15名の社会人の方々に実施させていただきました。

表紙の写真は、その参加者の方に最後の発表をしていただいているシーンです。

この取組は、高島市の市民の方向けに行われた、スキルアップセミナーなのですが、私たちプロクラスは前年のお声がけいただき、今回2年連続実施させていただきました。

昨年は「簡単!WordPressで自分のwebサイトを作る」授業と「誰でもできるデザインの基礎を学ぶ」パワーポイントの授業を行わせていただきました。

どちらも大変好評いただき「今年も是非!」とお声がけいただいた次第です。

今回も2つの授業を実施させていただきまして、1つは「Zoomを知ろう! – 基礎知識からマスターしよう -」と銘打ってzoomの基礎とzoomを使った具体的なビジネスの活用方法をお伝えした講座を全5回と、このブログの表題にある『実践!プレゼンテーション資料作成「まとめる力・伝える力」が身につく講座』を行い、相手に刺さるプレゼン資料のまとめ方をお伝えしてきました。

まずはパワーポイントの基礎をお伝えし、パワーポイントやマイクロソフト製品の操作の共通性や、ポイントを実際に触っていただいて、使い勝手を知っていただきました。

普段使わない方は、「Ctrlボタン」や「Shiftボタン」、「Altボタン」などを押しながら、マウスで図形やテキストボックスを操作することの便利さをしっていただき、とにかく効率化を図る方法をお伝えしました。会場からは「へーーー!」「なるほどーーすごい!」「これ便利ですね!」と感動の声が!

こういう声って、素直に思われている言葉が漏れてきているものなので、とてもやりがいがあるところです。

一回目はパワポの使い方で終了。

二回目以降で提案資料のまとめ方をお伝えしていきました。

提案資料をまとめる前に確認するべき大切なこと

よく忘れがちなのですが、提案資料というものは、必ず見せたい相手(ターゲット)がいるわけです。

そして、そのターゲットにしてほしいこと。そこが決まっていないとゴールにはたどり着けない。

旅行に行くのに目的地がないのとまったく同じです。

そして、提案資料は、その人に向けて、「どうしてしてほしいのか(するべきなのか)」を一つ一つ理論的に伝えていく手段であり、最終的にそのターゲットにしてほしいことを何らかの形で動いて貰う必要があります。

動いてもらうということとは例えば、

・上司に実現するためのプロジェクトチームを作ってもらう

・お客様に仕事を発注してもらいお金を出してもらう

・クライアントのお店に自分たちの商品を置いて(または買って)もらう

などです。

上記のようなことを実現させるということは、そのターゲットになる人のを動かさなくてはなりません。

心が動くと人間は行動に移すからです。

そこまでをイメージして資料にまとめていく必要があるわけです。

次は、その人に向けて、してほしい、動いてほしいことを、整理するフェーズ。

「提案したいこと」ってもやもやといろいろなことが入り混じっていて、何をどう伝えればいいかがわからないと思いませんか。

そのまま伝えても根拠がなかったり、順序が前後逆になっていたりと、相手を動かすには足りない状態に陥りがちだからです。

そこで、整理するためには、冷蔵庫の仕切りに「調味料、水や牛乳、卵、野菜、冷凍食品、氷」がそれぞれの目的で仕切られているように、提案内容も仕切りに入れて分解してみるのです。それをフォーマットといいます。

を例えば以下のフォーマットに分解して要素を入れてみましょう。

フォーマットは、相手によって、追加する必要がある場合もありますし、この順番を入れ替えて考える必要もありますが、ここでの要素分解がとても重要で、時間がかかる部分です。

研修を受けていただいた方も、何時間もここに時間をかけていただきました。

相手に伝えたいことを分解し、整理したことによって、80%の資料作成が完了したと言っても過言ではありません。皆さんこれを整理できたときは、表情がスッキリとされていました。

ここまでは、パワーポイント1枚のページに上記のフォーマットであれば6つの区切りを作って、それぞれに文字やグラフで表現してもらっても構いませんし、ワードのようなテキストエディターで、文字を箇条書きにまとめていただいても、全く問題ありません。

要するに、もやもやしているものを紐解き、伝えたいことを伝えたい順序に整理整頓することが重要なのです。

仕上げ

最後にこれを一枚ずつ、ページに落とし込んで資料化することにより、紙芝居のように、一つ一つに集中して説明できるようにすれば良いのです。

基本的には箇条書きで文字でまとめていくだけでOKですが、説得力を持たせるには定性的な文章表現ではなく、定量的な数字が効果的です。

どれくらい売上が減っているのかや、どれくらいの市場が生まれてきているのかなど、背景となる説明には、数字を使ったほうが事実を伝えやすくなります。

更には、数字を伝えるのは、文字や文ではなく、グラフが伝えやすく、効果を発揮しますので、必要に応じた棒グラフや円グラフ、散布図などを用いて、数字を伝える目的を考えて選ぶことが重要です。

こういった抽象的な課題に対して、目的や課題を切り出し、足りない情報を補足する力や、情報の分析などは義務教育の過程では習いません。

専門的な学校や学部などでは習得できると思いますが、この領域は中小企業診断士やMBAを修得する過程で必要な能力です。

子供の頃からこのような考え方を学ぶには

1つの目的を要素分解して、組み立てることを日々の生活に入れることができれば、少しずつ考える訓練になり、要素分解する力がついていく習い事があります。

それが、今年2020年から小学校の学習指導要項となった「プログラミング」が今回ご紹介した提案資料を作るための能力を向上させていく事ができます。

なかなか日常生活でこのように目的を要素分解する思考をする機会がなく、一つ一つの要素にわざわざ分解しなくてはならない授業は数学や物理で行う思考がそれに当たるのですが、なかなか楽しく行うことができず、継続が難しいのですが、コンピューターを使ったプログラミングはいま様々なツールが各社から無償で提供されていますし、楽しい要素が沢山含まれていますので、継続的に学習するにもとても有効です。

お時間あればこちらのブログも是非お読みください。

関連ブログ

仕事に役立つ「抽象的概念」と「具象的概念」について

プログラマー思考を理解する 〜抽象化から具象化への思考過程を可視化すると・・・〜

より有効的に要素分解の思考をしてもらうためのポイントは「スキルと難易度の関係」です。

自分のスキルに合わせた授業をしっかりとコントロールすることによって、思考が楽しくなり、どんどん進められるため、思考が続くことにより、能力が高まります。

そうすることで、普段の思考も自然に要素分解するようになり、自ら論理的思考を取り入れていく傾向が強くなると思いますので、子供だけでなく、大人もみなさんもプログラミングに触れていただければ幸いです。

子供のうちから始めたいと思われる親御さんは是非こちらのプロクラスキッズに体験にいらしてください。

大人の方も、プログラミングの基礎に触れることができる単発の授業もこちらに6,000円から受けられるものがありますので、是非いらしてください。

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