こんにちは、プロクラスの中山です！
AIに仕事を手伝ってもらい、作業の効率化やビジネススピードの向上を図る人が増えてきました。
その中で、これまで「上司から指示を受ける側」だった人も、AIに対しては「指示を出す側」の立場を経験する機会が増えているのではないでしょうか。
今回は、「上司によく怒られる」「提出したものがボツになりがち」という方に向けたお話です。
目次
AIが指示通りにしてくれない時は…
例えば、AIに
「猫が笑っているイラストを描いて」
と指示したとします。
ところが完成したイラストが、
「犬と猫が肩を組んで笑っているイラスト」
だったらどうでしょうか。
おそらく多くの人が
「指示した内容と違う」
と感じるはずです。
そして結局、
「犬はいらないので消してください」
と、追加で指示を出すことになります。
一言も「犬を描いて」とは言っていないのに、突然犬が登場したら戸惑いますし、場合によっては「ちゃんと話を聞いてくれているのかな？」と不信感につながることもあるでしょう。
実は人との仕事でも同じことが起きている
この状況、実は人とのコミュニケーションでも起こりがちです。
例えば上司から、
「売上を店舗ごとにまとめたレポートを作って」
と指示を受けたとします。
それに対して、良かれと思い、
「売上レポートに加えて、店舗ごとの今後予定しているキャンペーン資料」
までまとめて提出したとしたらどうでしょうか。
上司は
「なぜキャンペーンの資料がついているの？」
「私の指示、ちゃんと伝わっていたかな？」
と不安に感じる可能性があります。
あなたとしては親切心や提案のつもりでも、相手からすると
「頼んでいないことを勝手にやられた」
と受け取られてしまうことがあるのです。
もし怖い上司だったら、「こんな不要なものを作っている暇があったら、言われたことだけさっさとやりなさい！」のような理不尽な怒られ方をしてしまう可能性もあります。
まず大切なのは「指示の正確な受け取り」
指示を受ける側がまず意識したいのは、
「あなたの指示どおりのものを作ります」
という姿勢です。
そのためには、次のような確認が有効です。
- 「条件は他にありますか？」
- 「いつも使っているパワーポイントのフォーマットで大丈夫でしょうか？」
- 「店舗ごとに1シートずつまとめて問題ありませんか？」
このように、納品物の内容・形式・範囲を具体的にすり合わせることで、「思っていたのと違う」というズレを防ぐことができます。
提案は“確認”という形で行う
指示された内容を正確に理解したうえで、追加の提案をすること自体は悪いことではありません。
ただし、いきなり成果物に含めてしまうのではなく、「確認」というステップを挟むことが大切です。
例えばこんな言い方です。
「店舗ごとの売上レポートをもとに、今後の売上アップ施策を検討することになると思います。
実は、各店舗で予定しているキャンペーン資料もあるのですが、参考資料として追加した方がよいでしょうか？」
このように聞けば、上司は
- 「今回はレポートだけでいいよ」
- 「それも一緒にあると助かる」
と判断できます。
結果として、
「なんで指示していないことをやったの？」
と言われることもなくなりますし、無駄な手戻りも減らせます。
「なぜそうしようと思ったのか」をしっかり伝えることで信頼感を得ることが大切です。
「うーん…」と言われがちな人へ
上司への報告や提出のたびに
「うーん……」
と言われてしまう人は、ぜひ指示する側の立場に立って考えてみてください。
仕事の流れは、次の順番を意識するとスムーズです。
- まず「指示を理解した」ことを示す
- 指示の不明点をしっかり確認する
- その上で、追加の提案を紹介する
- 最後に、指示された内容をアウトプットする
この順番を守るだけで、評価やコミュニケーションは大きく変わります。
もしかすると、あのAIも…
冒頭の例に出てきた「猫のイラストに犬を追加してきたAI」も、もしかしたら過去の会話の中で「将来的には犬のイラストも作りたい」という話を覚えていて、良かれと思って追加してくれたのかもしれません。
そう考えると、AIも人も、
「指示の受け取り方」や「提案の仕方」で評価が変わる点は同じですね。
日々の仕事の中で、ぜひ意識してみてください。