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ITツールを使って超効率化しませんか?

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こんにちは。プロクラスの吉田です。

先日住宅メーカーの方とお話する機会がありまして、
仕事の仕方について少し話をしていたのですが、

「私達はとてもアナログな仕事の仕方をしているんですが、もっとITを活用して便利に使いたいと思っているのですが、どうすればいいのかわからなくて。。。」

と言われていました。

要約すると、

  • 会社のメンバーと予定を共有できていない
  • 資料を共有できていない
  • メールを共有できていない

とのことでした。

結果、提案させていただいた方法で今は上記の問題が解消されたそうで、
数カ月後のある日、感謝のメールが送られてきました。

自分たちでできないと思っていた事が、実際に言われるままチームメンバー7名で、思い切って実施してみると、最初は何がなんだかわからなかったのですが、1ヶ月、2ヶ月と感覚に慣れてくることで今は無くてはならない手段となり、本当に効率化でき、メンバー間のさまざまな共有が実現できました。
もっと早く知りたかったですし、実施するべきでした。
本当にありがとうございました。
また困ったことありましたら是非相談に乗ってください!

という内容でした。

私が何を提案したかというと、内容はとてもシンプルです。

聞かせていただいている環境によってニーズがあう合わないがありますし、

Slackという選択肢もありますし、Skypeという方法もあります。

しかし、それぞれ色々なサービスの利点と欠点がありますので、そのあたりを伺ったあと紹介したのが、

1)手っ取り早いのはまずはChatWork。

https://go.chatwork.com/ja/

chatwork

こちらは無料で使えて、14のグループ(色々なテーマ毎の部屋が作れてそこに参加することができるのが14)まで参加することができます。

チャットはLINEのような見た目でやり取りができ、投げられたメンバーからの依頼をすぐにタスク化(期限もつけられます)できて、とても便利です。

ここのChatWorkは、PC、Macのアプリもあれば、ブラウザ(GoogleChromeやFireFoxなど)でも快適に使えますし、パスコン以外にもスマートフォンやタブレットでもアプリが用意されているのでいつでもどこでもメンバーがやり取りしているメッセージやファイルがすぐに閲覧できます。

有料になると無制限になります。

ちなみに社内チーム同士であれば、このChatWorkを使うと、もうメールは使わなくなっていきます。

こちらと、以下のGoogleカレンダーを使えば超便利です。

2)次の候補はGoogleのツール群

次に紹介したのはGoogleのツールたちです。
これらは連携すると無敵ですw

↓ Gmailのサイトです。

https://goo.gl/W9RjMH

gmail

↓ Googleのスプレッドのサイトです。

エクセルとほぼ同じ機能をインターネット上のデータとしてチーム全員で閲覧、編集できます。

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その住宅メーカーの方々は、自社のメールがあるのでそれを使いたい。

という条件もありましたので、「@Gmail.com」のGmailを作らなくても、自社のメールアドレスで使えるため、こちらもおすすめしました。

↓ここからアクセスすると下の画像のページへいけます。

https://goo.gl/4AGQ9n

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ちなみに上記のURLはgoogleのURLを短く短縮してくれるサービスを使って、なが~いURLを短縮しています。↓こちらから利用できます。

https://syncer.jp/url-shortener

おまけ

ちなみに住宅メーカーの方は、Googleツールを自社ドメインで使うことで解決されました。

最後におまけで意外と便利なのは、この2つです。

■意思の疎通の一役に!オンラインホワイトボード「Whitebord Fox」

https://whiteboardfox.com/

fox

こちらは同じアドレスをチームに配布し、ブラウザで開いてみてください。

誰かが書き込むと、リアルタイムに絵や文字が書き込めて、意思疎通がとても楽になります。

マウスやパッドだと少し手書きのペンやスタイラスなんかで書けば完璧ですね。

■日程と時間を速攻で決められる「調整さん」が無敵で素敵

あと、チームで仕事が成功したあとや、ゴルフなんかの集まりで多人数に予定を聞いて合わせる事がある場面で、超便利なのはこの「調整さん」です。

https://chouseisan.com/

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もちろん無料で会員登録しなくてもすぐに使えちゃいます。

使い方は簡単!イベント名を入れて、カレンダーをクリックするだけで日が入ります。

時間は飲み会なら「19:00〜」という風に入った時間の文字を好きな時間に変更して、下にある「出欠表を作る」というボタンを押します。

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その後に表示されるURLをメンバーにメールやLINEなどで配るだけです。

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届いた皆さんは、都合の良い日時を選んで出欠を教えてくれると、○や☓がどんどん登録されてきて、幹事さんはみんながいい日を選ぶだけです。

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是非上記のさまざまなITツールを使って、超効率的に進めてみてください!

もしご要望あれば授業化しますのでご連絡ください!

それでは!

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